이랑 코로나 바이러스 감염병 세계적 유행 전 세계의 사무실을 폐쇄하고 수많은 기업과 개인이 근무 환경을 재 구상하고 있습니다. 그러나 이러한 변화는 땀을 흘리기 위해 사무실 복장을 거래하는 것 이상으로 확장됩니다. 많은 사람들에게 이는 갑작스런 화상 회의 통화도 홍수를 의미합니다.
하지만 많은 사람들과 Zoom 및 기타 화상 회의 플랫폼 사용 처음으로 회의에 로그인하고 화상 회의를 최대한 활용하는 것은 매우 다른 두 가지 일이 될 수 있습니다. 전문가의 도움을 받아 모든 화상 회의 통화를 끊김없이 진행하는 데 도움이되는 확실한해야 할 일과하지 말아야 할 일을 정리했습니다.
하다: 뒤쪽 영역을 깔끔하게 유지하십시오.
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먼저 정리하지 않고 사무실에 동료를 초대하지 않으려면 당신의 홈 오피스 깔끔하지 않을 때.
'동료들이 귀하의 홈 오피스를 깔끔하고 체계적으로보기를 원합니다.'라고 말합니다. 크리스틴 사우스 올 와츠 , 작성자 솔로 근무일 . 이외에 당신의 공간을 청소 , Watts는 직접 시선을 피해 문을 피하고 '내가 들여다 보는 가족 구성원이 회의에 참여하지 않도록 사무실을 재배치 할 것을 권장합니다.'
하지 마십시오 : 얼굴 아래에 컴퓨터를 놓습니다.
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직접 만나든 온라인에서든 회의를하려면 눈을 잘 맞추는 것이 중요하므로 카메라를 적절하게 배치해야합니다.
'모든 사람은 자신에게 어울리는 각도를 가지고 있습니다. 그러나 누구의 각도도지면에서 바라 보는 것이 아닙니다.'라고 말합니다. 플린 자 이거 , 크리에이티브 디지털 마케팅 에이전시 대표 온라인 낙관론 . 대신, Zaiger는 다른 사람이 쉽게 볼 수 있도록 컴퓨터를 눈높이보다 약간 높게 올리도록 권장합니다. 당신을 최고의 모습으로 유지하세요 .
하다: 알림을 끕니다.
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작은 뱀의 꿈
기기에서 수신되는 이러한 알림은 단순히주의를 산만하게하는 것이 아니라 화상 통화에 참여하는 모든 사람의주의를 산만하게합니다.
Watts는“소셜 미디어 피드를 빠르게 살펴볼 때마다 매번 뉴스 헤드 라인이나 새로 업로드 된 비디오가 발생하는 순간에 알림을받을 필요가 없습니다. 특히 지정된 작업 시간 동안은 아닙니다. 생산적인 시간을 많이 잃게됩니다.”
하지 마십시오 : 기술 문제를 해결하기 위해 마지막 순간까지 기다리십시오.
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회의를 원활하게 진행하려면 통화를 시작하기 전에 비디오 및 오디오 설정을 포함한 소프트웨어를 테스트했는지 확인하십시오.
'회의를 시작한 후 오디오가 끊기거나 비디오가 엉망이된다는 사실을 알게되면 지연이 발생합니다.'라고 말합니다. 루벤 요나탄 , CEO GetVoIP , 고객이 귀하를 비효율적이라고 생각하게 만드는 경우 비즈니스 비용이 발생할 수 있다고 경고합니다. 모든 것이 올바른 순서인지 확인하기 위해 Yonatan은 먼저 피드백을 제공 할 수있는 친구와 드라 이런을 수행 할 것을 권장합니다.
하다: 호출 사이에 약간의 다운 타임이 발생합니다.
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연속적인 회의가 있더라도 회의간에 단 몇 분의 다운 타임이 있으면 각 회의에서 얼마나 효과적인 지에 모든 차이를 만들 수 있습니다.
'전화 및 회의 후 후속 이메일이나 문자 메시지를 처리하고 회의 중에 작성한 메모를 정리하고 다음 작업을 위해 정신적으로 기어를 전환하는 데 몇 분이 걸릴 것입니다.'라고 Watts는 말합니다. 통화 사이의 준비 시간은 산만 함의 위험을 증가시킬 수 있습니다.
하지 마십시오 : 너무 빨리 말하십시오.
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평상시의 1 분 분량의 연설로 인해 동료가 귀하가 전달하려는 요점을 이해하기 어렵게하지 마십시오.
'너무 빨리 말하지 말아서 듣는 사람들이 당신을 이해하는데 어려움을 겪습니다.'라고 말합니다. 데보라 스위니 , CEO MyCorporation . 잠시 멈춰야 할 경우, Sweeney는 준비가되어 있지 않은 것처럼 보일 수있는 'um'또는 'uh'와 같은 필러 단어를 사용하는 대신 카메라에 미소를 지을 것을 권장합니다.
하다: 다른 사람의 바디 랭귀지에주의를 기울이십시오.
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한 번에 너무 많은 사람들이 말하게하면 순식간에 이해할 수없는 불협화음이 될 수 있습니다. 겹치는 말을 피하려면 회의 참가자의 신체 언어 이야기하는 것이 안전한 때에 대한 단서를 얻기 위해.
'주의해야 할 일반적인 징후는 고개를 끄덕이거나 입이 벌어지기 시작하는 것입니다.'라고 말합니다. 줄리안 조 스트 , CEO 및 공동 설립자 우주 기지 .
하지 마십시오 : 불필요한 탭은 열어 두십시오.
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당면한 일에 정신을 집중하고 잠재적 인 당혹감을 피하려면 회의 중에 불필요한 탭을 모두 닫거나 최소화해야합니다.
'누군가 '화면을 공유하고 우리에게 보여줄 수 있습니까?'라고 물었을 때 방심하고 싶지 않습니다.'라고 말합니다. 셰인 셔먼 , CEO TechLoris 한 번에 너무 많은 탭을 열면 통화 품질에 영향을 미칠 수 있습니다.
하다: 헤드폰을 사용하십시오.
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동료들은 아이들이 노는 소리, 개 짖는 소리, 밖에 나가는 구급차 소리가 아니라 여러분의 말을 듣고 싶어합니다.
'대부분의 노트북 마이크는 정말 나쁘고 모든 작은 소음을 포착합니다.'라고 말합니다. 줄리 비 , 의 대통령 BeeSmart 소셜 미디어 . '이어 버드와 헤드폰은 배경 소음을 최소화하고 말하는 내용을 포착합니다.'
하지 마십시오 : 독서.
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회의 참가자가 계속 참여하기를 원하면 연설 대신 대화를 장려하십시오.
“요즘 우리의 집중 시간은 훨씬 더 짧기 때문에 컴퓨터 앞에 앉아 통화중인 사람들과 대화하는 대신 사람들을 대화에 참여 시키십시오.”라고 Bee는 말합니다.이 습관은 사람들이 통화에 몰입하고주의를 기울이게한다고 말합니다. .
하다: 음소거 및 비디오 끄기 버튼을 사용합니다.
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특별히 요청하지 않았다면 모든 회의 중에 마이크 나 카메라를 켤 필요가 없습니다.
“말하고 있지 않다면 자신을 음소거하십시오. 많이 움직여야하거나 일어나서 회의에서 휴식을 취해야한다면… 비디오를 숨기고 스스로 음소거하십시오.”라고 Bee가 제안합니다.
하지 마십시오 : WiFi에만 의존하십시오.
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Wi-Fi가 끊어 질 경우를 대비 한 백업 계획이 있으면 중요한 세부 정보를 놓치지 않을 것입니다.
'구식 이더넷 케이블의 견고한 네트워크 성능을 능가하는 것은 없습니다.' 요반 밀렌 코 비치 , 공동 설립자 CommandTech . 많은 랩톱에 더 이상 이더넷 포트가 없지만 Milenovic은 CAT5 to USB 어댑터가 저렴하고 쉽게 연결할 수 있다고 말합니다.
하다: 자동 녹음을 설정합니다.
Shutterstock / Olivier Le Moal
회의 중에 열광적으로 메모를 작성하는 대신 자동 녹음을 설정하여 이후에 발생한 모든 일에 대한 기록을 그대로 볼 수 있습니다.
'Zoom을 사용하면 통화를 자동으로 녹음 할 수 있으며 이는 프로젝트에 대한 클라이언트 또는 팀 피드백을 기록하는 데 매우 유용 할 수 있습니다.'라고 말합니다. 더스티 아랍 , 비즈니스 전략가 재창조 공동 .
하지 마십시오 : 다른 인터넷 사용 가능 장치는 실행 상태로 둡니다.
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회의를 시작하기 전에 집 주변의 다른 인터넷 지원 장치를 끄면 연결 지연을 제한하고 화상 회의 통화를 원활하게 진행할 수 있습니다.
'최고의 인터넷 패키지라고하더라도 집 인터넷이 화상 회의를 통해 긴 비즈니스 회의를 지속 할 수 있다고 보장 할 수는 없습니다.'라고 룸메이트와 가족에게 가능하면 회의 기간 동안 게임과 다운로드를 보류하도록 요청하는 Milenkovic은 말합니다.
하다: 채팅 기능을 사용하십시오.
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회의가 끝날 때 Q & A 시간에 모든 사람이 서로 이야기하는 것을 피하고 싶다면 쉬운 해결책이 있습니다.
'채팅 기능을 사용하여 질문이나 진술이 있다는 사실을 간단히 말하지 말고 먼저 설명하세요.'라고 제안합니다. 매튜 로스 , 공동 창립자 및 COO 파자마 야드 .
하지 마십시오 : 땀을 흘리십시오.
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가상 동료를 직접 대할 때와 똑같은 존경심으로 대우하고 회의에서 중요한 역할을하는지 확인하세요.
'너무 밝은 것은 피하고 패턴이 너무 많은 것은 피하십시오.' 카일 터크 , 마케팅 부사장 키 노트 검색 . Turk는 동료가 당신을 어깨 위에서 만 볼 것이라고 생각하더라도 일어 서거나 움직여야 할 경우에 대비하여 작업에 적합한 바지를 입는 것이 항상 좋은 생각이라고 덧붙입니다.
하다: 백업 계획을 세우십시오.
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회의에 적용 할 수있는 모든 로그인 정보를 준비하면 연결이 지연되는 경우도 놓치지 않을 것입니다.
'계획대로 온라인에 연결되지 않을 경우를 대비하여 전화 번호 또는 백업 계획이 있는지 확인하십시오.' 페이지 아 노프 펜 , 글로벌 전략 마케팅 회사의 창립자 겸 CEO Mavens & Moguls .
하지 마십시오 : 키보드를 사용하십시오.
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회의 중에 메모를 작성하려면 키보드를 두드리는 대신 노트북을 준비해 두십시오.
'메모를 작성하든 이메일 또는 팀 채팅에 응답하든 타이핑 소리가 산만합니다.'라고 말합니다. 마크 스트 라스 만 , UCC의 SVP 및 GM LogMeIn . 필기 메모가 적절한 대안이 아닌 것 같으면 Strassman은 대부분의 화상 회의 플랫폼에서 사용할 수있는 기본 제공 텍스트 변환 서비스를 사용할 것을 제안합니다.
하다: 바로 가기 키를 활성화합니다.
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마이크 액세스 버튼을 찾기 위해 뒤뚱 거리는 대신 회의 전에 핫키를 활성화하여 필요할 때마다 쉽게 차임 할 수 있습니다.
'푸시 투 토크를 활성화하면 그룹 통화 환경에서 백색 소음, 에코 및 배경 소음의 원인이 아님을 확인할 수 있습니다.'라고 말합니다. Keenan Beavis , 설립자 Longhouse Media ,이 기능은 Zoom, Skype 및 Discord와 같은 플랫폼에서 사용할 수 있습니다.
하지 마십시오 : 로그 오프하는 것을 잊으십시오.
Shutterstock / shurkin_son
다시 땀을 흘리기 전에 중요한 마지막 단계 인 통화를 종료해야합니다.
'로그 오프하기 전에주의를 기울이지 마십시오. 마이크 / 스피커가 여전히 작동 중일 수 있습니다!' Arnof-Fenn이 경고합니다.
