우리의 세계와 통신은 점점 더 디지털화되고 있으며, 이메일은 가장 일반적인 것 중 하나입니다. 메시징 수단 . 그렇긴 하지만, 우리 중 일부는 매체를 정확히 익히지 못했습니다. 우리가 공격을 가했다는 사실을 전혀 깨닫지 못한 채 발가락을 밟는 것은 여전히 너무 쉽습니다. 그렇기 때문에 이메일 교환에 문제가 발생한 적이 있다면 이메일 습관을 점검해야 할 때입니다. 우리는 어떤 유형의 '정중한' 이메일이 불쾌감을 줄 가능성이 가장 높은지 알아보기 위해 에티켓 전문가에게 문의했습니다. 당신이 흔히 저지르는 8가지 실수를 알아보려면 계속 읽어보세요.
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1 중요한 피드백
다른 사람에게 피드백을 제공하는 것이 업무의 일부라면 이메일에 자신의 생각을 표현하는 것이 가장 쉽고 친절해 보일 수 있습니다. 하지만, 조디 RR 스미스 , 창립자 매너스미스 에티켓 컨설팅 , 이것은 실제로 중대한 실수라고 말합니다.
'우리의 대인 커뮤니케이션에는 세 가지 주요 구성 요소가 있습니다. 신체 언어 , 목소리 톤, 우리가 사용하는 단어. 메시지가 주관적일수록 우리는 이 세 가지를 모두 사용하고 싶어합니다.'라고 그녀는 말합니다. 최고의 삶.
그렇기 때문에 중요한 피드백은 비록 그것이 더 개인적인 느낌을 주더라도 직접 대화를 통해 제공되어야 합니다. “이를 통해 전달자는 메시지가 수신되었는지 확인할 수 있고 수신자는 명확한 질문을 할 수 있습니다.”라고 그녀는 말합니다.
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차라리 실생활에서
2 '그냥 후속 조치'가 너무 빠름
아직 응답을 받지 못한 이메일에 대해 후속 조치를 취하는 것이 예의바르게 보일 수도 있지만, 줄스 허스트 , 창립자 에티켓 컨설팅 , 너무 빨리 그렇게 하면 확실히 공격을 받을 위험이 있다고 말합니다.
'후속 조치는 중요하지만 너무 빨리 완료하면 수신자가 서두르거나 신뢰가 부족하다고 느끼게 됩니다. 둘 다 공격적입니다.'라고 그녀는 설명합니다.
삼 심야 메시지
비즈니스 이메일을 보내는 경우 업무 시간 중에 보내는 것이 가장 좋습니다. 이는 수신자가 근무 외 시간에 응답할 것으로 예상하지 않는다는 신호를 수신자에게 보냅니다.
그러나 Hirst는 이 규칙이 보다 일반적으로 적용되어야 한다고 말합니다. 그 사람이 당신의 응답을 기다리고 있거나 이메일이 시간에 민감한 것이 아니라면 심야 이메일을 아예 피해야 한다고 그녀는 말합니다.
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'밤늦게 사람들을 괴롭히지 않도록 이메일 마감 시간을 두어야 합니다'라고 그녀는 제안합니다. '어떤 사람들은 알림을 켜놓고 이메일을 보낼 때마다 '딩' 소리를 들을 것입니다. 누구에게도 기분을 상하게 하지 않도록 다음 날 아침에 이메일이 발송되도록 일정을 잡으세요.'
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4 상사를 참조해
자신에게 유리하게 상황을 좌우하기 위해 전략적으로 상사나 동료의 내용을 이메일에 복사하는 것은 업무용 이메일과 관련하여 가장 눈에 띄는 범죄 중 하나입니다. 그러나 단순히 모든 관련 당사자를 포함하려는 의도라면 계산적인 인상을 주고 있다는 사실을 깨닫지 못할 수도 있습니다. ae0fcc31ae342fd3a1346ebb1f342fcb
'누군가가 귀하의 이메일에 응답하지 않는 경우, 다른 요청을 보내서 참조를 보내는 것은 공격적입니다. 즉, 그 사람의 상사가 귀하가 원하는 대로 하도록 하려는 시도입니다. 수다쟁이를 좋아하는 사람은 아무도 없습니다. 이메일을 통해 문제를 해결할 수 없는 경우, 전화해서 그런 식으로 해결해 보세요.'라고 Hirst는 조언합니다.
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5 '내 마지막 이메일을 보셨는지 모르겠네요...'
이렇게 이메일을 시작하면 수신자가 무응답으로 인해 벗어날 수 있다고 생각할 수도 있지만 실제로는 수신자의 오류가 전면에 부각됩니다.
'이러한 진술은 수신자가 귀하의 이메일에 응답하지 않음으로써 업무를 소홀히 하고 있음을 의미합니다.'라고 Hirst는 말합니다. '그들이 아무것도 하지 않고 가만히 앉아 있을 것이라고 가정하지 마십시오. 어쩌면 더 중요한 문제가 닥쳐올 수도 있습니다.'
6 읽음 확인이 있는 모든 항목
읽음 확인을 통해 보낸 사람은 이메일이 열렸는지 알 수 있습니다. 그러나 Hirst는 이 추적 도구를 사용하지 말라고 조언합니다. '이메일을 열어 보낸 사람이 읽음 확인을 요청했다는 말을 듣는 것보다 더 공격적인 것은 없습니다. 모니터링되거나 느끼기를 좋아하는 사람은 아무도 없습니다. 마치 믿을 수 없는 것처럼요.'
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로렌 그레이 Lauren Gray는 뉴욕에 거주하는 작가, 편집자 및 컨설턴트입니다. 읽다 더
