이메일에 관해서는 알아야 할 모든 것을 알고 있다고 생각할 수 있습니다. 결국 우리 대부분은 평균 121 개의 이메일을주고받습니다. 하루 , 기술 시장 조사 회사에 따르면 Radicati 그룹 . 그러나받은 편지함에서 매일 많은 시간을 할애 할 가능성이 있지만 여전히 한두 가지를 배울 수 있습니다. 사실, 정기적으로 귀하와 귀하의 연락처 목록에있는 많은 다른 사람들을 피하는 수많은 이메일 에티켓 규칙이 있습니다. 전자적으로 예의 바르게하고 싶으십니까? 알지 못했지만 알아야 할 이메일 발송의 17 가지 황금률은 다음과 같습니다.
1 시간이 더 필요하더라도 이메일을받은 순간에 응답하십시오.
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이메일을 보낸 후 몇 주 후에 응답을받는 것을 좋아하는 사람은 없습니다. 실제로 컨설턴트 회사에서 실시한 2018 년 설문 조사는 Toister 성능 솔루션 41 %의 사람들이 1 시간 이내에 동료의 이메일 응답을 기대한다고 밝혔습니다. (지금 회계 부서에 사과 메모 작성을 시작하십시오!)
물론 일부 이메일 응답은 생각을 씹어 먹고 측정 된 메시지의 초안을 작성하도록 요구합니다. 이러한 경우 해결 방법은 간단합니다. 발신자에게 메시지를 수신했음을 알리려면 몇 분 내에 답장을 보내지 만 분류하는 데 시간이 더 필요합니다. 그렇게하면 그들은 당신이 그들의 이메일을 고려했고 단순히 그들을 무시하는 것이 아니라는 것을 알게됩니다.
2 '전체 답장'은주의해서 사용하세요.
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'답장'과 '전체 답장'옵션 사이에는 중요한 차이가 있습니다. 그러나 많은 이메일 사용자는 안타깝게도이를 인식하지 못합니다. 당신이 그들 중 하나 인 경우, 후자를 선택하면 원본 메시지에 참조 된 모든 수신자가 귀하의 응답을 받게됩니다. 대부분의 경우 모든 사람의받은 편지함을 넘치지 않아도됩니다.
이러한 불필요한 대량 메시지는 엄청난 재앙입니다.이를 설명하는 구어체 용어가 있습니다. ' Allpocalypse 응답 . ' 따라서 다음에 대량 이메일에 응답 할 때 응답을 읽어야하는 사람을 고려해야합니다. 전체 회사 또는 원래 보낸 사람?
3 누군가로부터 응답을 받고 싶다면 참조하지 마십시오.
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이메일에서 누군가를 참조하면 (즉, '카본 복사'를 의미합니다.) 일반적으로 상대방이 대화에 계속 참여하기를 원하지만 반드시 응답을 찾을 필요는 없음을 나타냅니다. 그리고 훈련 전문가로서 대니 엘 왈츠 CC 옵션을 잘못 사용하면 통신 문제가 발생할 수 있습니다.
'동료들을 여러 이메일에 참조로 보내면, 그들은 당신의 이메일을 중요하게 보지 않게 될 수 있고 그들을'참조 폴더 '또는'나중에 읽기 폴더에 직접 넣을 수 있습니다. '라고 그녀는 다음과 같이 썼습니다. LinkedIn 게시하다. '앞으로 중요한 정보를 놓칠 수 있습니다.'
따라서 누군가로부터 응답을 받으려면 '받는 사람'필드에 해당 이메일 주소를 입력하고 '참조'기능을 아껴 사용하십시오.
4 BCC를 사용하지 않는시기와시기를 이해합니다.
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BCC 필드는 훨씬 더 복잡하여 가장 노련한 이메일 사용자조차도 끊임없이 회피합니다. 그러나 자세히 살펴 보겠습니다. BCC는 '숨은 참조'를 의미하므로 참조와 유사하지만 BCC-ing은 해당 사용자의 이메일을 다른 수신자에게 표시하지 않습니다. 그들을 포함했습니다.
그렇다면 언제 BCC를 사용해도 괜찮습니까? 힐렐 풀 의 Inc. 매거진에 따르면 대량 이메일이나 누군가가 이메일을 통해 다른 사람에게 당신을 소개 할 때만 해당됩니다.
'다른 모든 경우에 다른 사람과 숨은 참조로 다른 사람에게 이메일을 보내면 정직하지 않은 것입니다. '당신은 사람 X에게 이메일을 보내고 있고 그들이 알지 못하는 사이에 사람 Y가 당신의 대화를 도청하게합니다. 사람 X는 다른 사람이이 이메일을 읽고 있다는 사실을 전혀 모르지만 실제로는 다른 사람에게도 비밀리에 보낸 것입니다. '
5 느낌표는 드물게 사용하십시오.
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여기저기서 이메일에 느낌표를 던지는 것은 쉽지만 습관 그것의. 역사적으로 흥분을 나타내는 데 사용되었지만 이메일에서 느낌표는 발성 또는 수동적 공격성으로 쉽게 오인 될 수 있습니다.
하얀 물건을 토하는 꿈
'[an] 이메일에 불필요한 느낌표를 사용하면 텍스트의 기본 의미를 쉽게 파괴 할 수 있습니다.' 안나 베라 사이 설명하다 HR 다이제스트 . '중요한 것을 강조해야 할 때만 사용하십시오. 독자가 메시지를 읽을 때 어떻게 해석할지 생각해보십시오. '
6 유머 사용에주의하십시오.
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모두가 사랑합니다 좋은 농담 가끔씩,하지만 직접 만나지 않으면 어조가 오해 될 수 있기 때문에 이메일에서 농담을 제외하는 것이 가장 좋습니다. '전화 나 직접 만나기 위해 유머를 예약하세요.'비즈니스 작문 교수, 데이비드 실버 맨 에 썼다 하버드 비즈니스 리뷰 . '그렇게하면 줄 반대편이나 회의 테이블 저편에 깜짝 놀라는 침묵이있을 때'내가 얼마나 재미 있다고 생각하는지 깨닫지 못할 것 같다. 이제 멈출 거라고 믿어. ''
그러나 진지하게 : 2005 년에 발표 된 핵심 연구는 성격 및 사회 심리학 저널 발신자는 수신자가 자신의 톤을 80 % 정확하게 해독 할 수 있다고 예측했지만 실제로 수신자는 56 %의 경우에만 톤을 정확하게 읽을 수있었습니다.
7 속어를 건너 뛰십시오.
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인스턴트 메시징의 등장으로 영어 'you'를 'u'로, 'want'대신 'wanna'와 같이 더 널리 사용되었습니다. 하지만 이메일에 유머가 자주 붙지 않는 것처럼 속어 비슷한 금지입니다. 하나에 따르면 OnePoll 설문 조사에 따르면, 37 %의 사람들이 직장에서 은어 사용이 용납 될 수 없다고 생각했으며 55 %는 상사에게 이메일을 보낼 때 '웃음'을 건너 뛰라고 답했습니다.
8 제목 줄에주의하십시오.
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제목은 간단하지만 필요합니다. 그리고 대부분의 이메일이 읽히기 때문에 모바일 장치 — 이메일 전달 서비스 회사에 따르면 55 % 복귀 경로 -그들을 못 박는 것이 중요합니다. 짧고 간결하며 직접적인 제목이 가장 좋습니다. 이메일의 목적은 명확하게 명시해야하며 모바일 장치는 그 이후의 단어를 차단하므로 5 단어 이하로 제한해야합니다.
9 서명을 포함합니다.
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누군가로부터 이메일을 받아 '이 사람은 누구입니까? ...에서 ? ' 발신자의 주소는 그들이 누구인지에 대한 몇 가지 단서를 제공 할 수 있지만 때로는 충분하지 않습니다. 이메일 끝에있는 서명은 수신자에게 귀하가 누구인지, 귀하가 무엇을하고 있는지, 추가 연락 방법을 즉시 알릴 수 있습니다.
통합 마케팅 대행사 직원 오 크리에이티브 이메일 서명란이 있다는 것은 '이메일을 보낼 때마다 명함을 건네주는 것과 같다'고 말합니다. 아직없는 경우 이름, 직위, 전화 번호, 이메일, 웹 사이트 및 비즈니스 로고가 포함 된 서명을 추가하세요.
10 KISS를 기억하십시오 (간단하고 간단하게 작성하십시오).
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KISS 방법은 우리 대부분이 초등학교에서 배운 것이지만, 그것이 나중에 인생에서 덜 필요하다는 것을 의미하지는 않습니다. 부메랑 이메일 생산성 앱인은 더 많은 이메일 응답을받는 주요 방법을 조사했습니다. 그들의 가장 큰 요점은? 8 살 때처럼 쓰는 것이 가장 좋습니다.
그들의 연구에 따르면 3 학년 읽기 수준에서 작성된 이메일은 대학 읽기 수준에서 작성된 이메일보다 응답 할 가능성이 36 % 더 높았습니다.
11 첨부 파일에주의를 기울이십시오.
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첨부 파일은 때때로 이메일 프로세스의 필수 부분이지만 포기한 상태로 첨부하기 전에 첨부 파일을 사용하는 방법을 충분히 알고 있어야합니다. 긴 이메일 체인에서는 때때로 눈에 띄지 않거나 간과 될 수 있으며 수신자가 전자 바이러스를 경계하기 때문에 예기치 않은 첨부 파일도 열리지 않는 경향이 있습니다.
가장 좋은 해결책은 이메일 본문에서 첨부 파일을 부르는 것입니다. 문법 수신자에게 첨부 파일을 알리는 가장 좋은 방법은 이메일 끝에 '[항목]을 첨부했습니다'또는 '자세한 내용은 첨부 된 [항목]을 참조하십시오. . '
12 글꼴을 표준화하십시오.
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글꼴 스타일과 색상을 가지고 노는 것은 재미있을 수 있지만 전문적인 세계에서 밝은 분홍색 Comic Sans를위한 곳은 없습니다. 밝혀진 바와 같이, 디지털 커뮤니케이션에있어서 글꼴 사용은 매우 중요합니다. 콜린 윌던 , 작성자 유형 및 레이아웃 : 의사 소통을하고 있습니까, 아니면 그냥 예쁜 모양을 만들고 있습니까? ``단순히 잘못된 유형을 선택함으로써 독자의 4 분의 3을 날려 버릴 수 있습니다. 미국 작가 및 예술가 .
그렇다면 이메일과 관련하여 어떤 글꼴을 고수해야할까요? MageMail Georgia, Verdana, Times New Roman, Trebuchet MS 또는 Arial을 권장합니다.
13 모든 것을 교정하십시오.
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이메일을 쓸 때, 당신은 결국 실수를 할 것이고, 당신은 인간 일뿐입니다. 그러나 업무용 이메일과 관련하여 실수는 과거로 보지 않는 경우가 많습니다. 안에 문법 투표 거의 2,000 명의 응답자 중 67 %가 아니 이메일에 오타를 넣어도 괜찮은 반면, 6 %만이 허용 가능한 실수라고 생각했습니다.
14 마지막으로 이메일 주소를 입력합니다.
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친구를위한 좋은 만우절 장난
준비가되기 전이나 오타가 없어지기 전에 이메일을 보내지 않도록하는 가장 쉬운 방법은 무엇입니까? 받는 사람의 이메일 주소를 입력하기 전에 모든 것이 최상단 상태가 될 때까지 기다리십시오. 아시다시피 이메일 실수 잘못된 인상을 남기는 가장 쉬운 방법 중 하나입니다.
'문제는 전문성뿐만 아니라' 카렌 케슬러 에버그린 파트너스의 사장은 다음과 같이 말했습니다. 포브스 . '위태로운 것은 직원과 회사 또는 조직의 평판입니다. 부실한 이메일 결정이 직원 (해고)과 조직에도 부정적인 결과를 초래하는 것을 보았습니다. '
15 그리고받는 사람의 이름을 세 번 확인합니다.
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피해야 할 한 가지 큰 실수는받는 사람의 이름을 잘못 입력하는 것이므로 보내기를 누르기 전에 세 번 확인해야합니다. 많은 사람 행위를보십시오 의 철자 오류 게으르고 사려 깊지 않은 이름, 특히 이메일 주소에 올바른 철자가있을 때. 실수로 실수를했다면 어떻게해야합니까? 캐서린 샨리 , My Red Pen Editing의 소유자, 말한다 즉각적인 사과는 당신의 신뢰를 유지하는 열쇠입니다.
16 전문적인 업무의 경우 업무용 이메일 주소를 사용하십시오.
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친구 나 가족과 연락 할 때 개인 이메일 주소를 사용하는 것이 좋지만 전문적인 비즈니스 영역에서 사용하지 마십시오. 이것은 특히 중요한 소비자 판매자 상태. 2016 년 GoDaddy 1,000 명의 미국인을 대상으로 한 설문 조사에 따르면 75 %는 전문 이메일이 온라인 비즈니스를 신뢰하는 데 중요한 요소라고 생각하며 33 %는 개인 이메일 주소를 사용하는 경우 판매자의 적법성을 의심합니다.
GoDaddy의 최고 제품 책임자는 '실생활에서든 온라인에서든 첫인상을 결코 잊지 않습니다. 스티븐 알드리치 , 말했다 성명서 . '종종 고객과의 첫 번째 직접적인 상호 작용은 이메일을 통해 이루어 지므로 이러한 맥락에서 전문적으로 보이는 것이 매우 중요합니다.'
17 무엇이든 공유 할 수 있음을 기억하십시오.
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전달, 숨은 참조 또는 단순히 다른 사람의 얼굴에 휴대폰을 깜박이는 것이 든간에 이메일에 작성한 모든 내용은 의도 한 수신자가 아닌 다른 사람이 볼 수 있다는 점을 기억하는 것이 중요합니다. 따라서 모든 e- 커뮤니케이션은 전문적이고 위험이 없어야합니다. 결국 이메일은 법정에서 인정 , 따라서 나중에 귀하에게 불리하게 사용될 수있는 것은 절대 보내지 않는 것이 가장 좋습니다. 직장 생활을 개선 할 수있는 더 많은 방법은 더 똑똑하고 더 열심히 일하지 않는 25 가지 천재 트릭 .
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